Najem okazjonalny a zwykły najem – co naprawdę chroni właściciela?

Najem okazjonalny jest dziś najczęściej polecanym sposobem zabezpieczenia wynajmu mieszkania. Właściciele słyszą, że dzięki niemu da się szybko odzyskać lokal, a problem z najemcą przestaje być realnym ryzykiem.

W rzeczywistości ta forma najmu rzeczywiście daje właścicielowi przewagę, ale tylko wtedy, gdy wszystkie wymagane dokumenty zostaną przygotowane poprawnie i w odpowiednim czasie. Jeden brakujący element potrafi sprowadzić całą umowę do poziomu zwykłego najmu.

W BBN24 zajmujemy się problemami z najemcami i odzyskiwaniem nieruchomości. Spotykamy zarówno właścicieli, którym najem okazjonalny realnie skrócił sprawę, jak i takich, którzy mieli umowę tylko z nazwy.

Czym różni się najem okazjonalny od zwykłego najmu

Zwykły najem lokalu mieszkalnego podlega pełnej ochronie wynikającej z ustawy o ochronie praw lokatorów. Oznacza to między innymi ograniczone przyczyny wypowiedzenia, obowiązek zapewnienia lokalu socjalnego przy części wyroków oraz okres ochronny zimowy.

Najem okazjonalny to szczególna forma umowy, dostępna dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. W zamian za dodatkowe formalności właściciel zyskuje uproszczoną drogę do opróżnienia lokalu.

Najważniejsza różnica dotyczy momentu, w którym umowa się kończy. Przy najmie okazjonalnym właściciel nie musi prowadzić pełnego postępowania o wydanie lokalu, bo dysponuje aktem notarialnym, w którym najemca poddał się egzekucji.

To nadal nie jest rozwiązanie natychmiastowe, ale zwykle oznacza znacznie krótszą drogę niż w przypadku zwykłego najmu.

Jakie dokumenty są potrzebne do najmu okazjonalnego

Komplet składa się z trzech elementów i każdy z nich jest obowiązkowy.

Pierwszy to umowa najmu okazjonalnego zawarta na czas oznaczony, w formie pisemnej. Drugi to oświadczenie najemcy złożone w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu.

Trzeci element to wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać po zakończeniu najmu, wraz z oświadczeniem właściciela tego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie.

Brak któregokolwiek z tych dokumentów sprawia, że umowa nie jest najmem okazjonalnym, nawet jeżeli tak została zatytułowana.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego – krok, o którym łatwo zapomnieć

Najem okazjonalny wymaga zgłoszenia zawarcia umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie liczonym od rozpoczęcia najmu.

Pominięcie zgłoszenia jest jedną z najczęstszych przyczyn, dla których właściciel traci uprawnienia wynikające z tej formy najmu. Umowa pozostaje ważna, ale jej szczególna ochrona przestaje działać.

Potwierdzenie zgłoszenia warto przechowywać razem z umową i aktem notarialnym. Na dalszym etapie może być konieczne jego okazanie.

To formalność, która zajmuje kilkanaście minut, a decyduje o skuteczności całego zabezpieczenia.

Ile kosztuje najem okazjonalny i kto za to płaci

Główny koszt to taksa notarialna za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Jej wysokość jest ograniczona przepisami i w praktyce stanowi niewielką część rocznego przychodu z najmu.

Strony mogą ustalić, kto ponosi ten koszt. Część właścicieli bierze go na siebie, traktując jako wydatek na bezpieczeństwo inwestycji, część dzieli go z najemcą.

Do tego dochodzi czas potrzebny na skompletowanie dokumentów i wizytę u notariusza. Zwykle jest to kwestia kilku dni.

Warto zestawić ten koszt z realną skalą strat przy poważnym problemie. Porównanie przedstawiliśmy w artykule ile naprawdę kosztuje problem z najemcą.

Co daje właścicielowi oświadczenie o poddaniu się egzekucji

Akt notarialny z oświadczeniem najemcy pozwala pominąć etap procesu o wydanie lokalu. Właściciel po zakończeniu umowy i bezskutecznym wezwaniu do opuszczenia mieszkania występuje o nadanie klauzuli wykonalności, a następnie kieruje sprawę do komornika.

W zwykłym najmie ta sama droga prowadzi przez postępowanie sądowe, które w zależności od obciążenia sądu potrafi trwać wiele miesięcy.

Różnica dotyczy przede wszystkim czasu. Przy najmie okazjonalnym właściciel zwykle oszczędza najdłuższy i najbardziej nieprzewidywalny etap całej procedury.

Nie jest to jednak rozwiązanie automatyczne. Nadal konieczne są czynności sądowe i komornicze, a cała sprawa wymaga kompletnej dokumentacji.

Czego najem okazjonalny nie gwarantuje

Pierwsze ograniczenie dotyczy pieniędzy. Najem okazjonalny ułatwia odzyskanie lokalu, ale nie powoduje, że najemca spłaca zaległy czynsz. Dochodzenie należności przebiega tak samo jak przy zwykłym najmie.

Drugie ograniczenie dotyczy lokalu wskazanego przez najemcę. Zdarza się, że po kilku latach taki lokal jest już niedostępny albo jego właściciel wycofuje zgodę. Umowa powinna wtedy zobowiązywać najemcę do wskazania nowego lokalu.

Trzecie ograniczenie dotyczy czasu. Nawet uproszczona procedura wymaga złożenia wniosku, uzyskania klauzuli i wszczęcia postępowania egzekucyjnego.

Czwarte ograniczenie wynika z formalności. Błąd w którymkolwiek z dokumentów lub brak zgłoszenia do urzędu skarbowego potrafi odebrać właścicielowi całą przewagę.

Kiedy najem okazjonalny ma największy sens

Najwięcej zyskują właściciele pojedynczych mieszkań, dla których kilkumiesięczny brak czynszu jest realnym problemem finansowym.

Druga grupa to osoby wynajmujące mieszkanie, do którego same planują wrócić, albo takie, które jest przeznaczone na sprzedaż w określonym terminie. Pewność odzyskania lokalu ma wtedy szczególną wartość.

Trzecia sytuacja to wynajem osobom bez możliwej do zweryfikowania historii najmu lub stabilnego źródła dochodu, kiedy ryzyko jest wyższe niż zwykle.

Warto natomiast pamiętać, że najem okazjonalny jest dostępny tylko dla właścicieli będących osobami fizycznymi i nieprowadzących działalności w zakresie wynajmu lokali. Przy działalności gospodarczej odpowiednikiem bywa najem instytucjonalny.

Najem okazjonalny a weryfikacja najemcy

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu najmu okazjonalnego jako zamiennika dla sprawdzenia najemcy.

Dobre zabezpieczenie prawne skraca drogę wyjścia z problemu, ale nie zmniejsza prawdopodobieństwa, że problem w ogóle wystąpi. Tę rolę pełni rzetelna weryfikacja przed podpisaniem umowy.

Najlepszy efekt daje połączenie obu elementów: sprawdzenie najemcy oraz umowa, która realnie zabezpiecza właściciela.

Jak przeprowadzić taką weryfikację, opisaliśmy w poradniku jak sprawdzić najemcę przed podpisaniem umowy.

O czym pamiętać przy przedłużaniu umowy

Najem okazjonalny zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na dziesięć lat. Po zakończeniu tego okresu umowa nie przedłuża się automatycznie w sposób zachowujący wszystkie zabezpieczenia.

Przy przedłużeniu warto sprawdzić, czy oświadczenie o poddaniu się egzekucji nadal obejmuje nowy okres oraz czy wskazany lokal zastępczy pozostaje aktualny.

Zmiana adresu najemcy, sprzedaż lokalu wskazanego w oświadczeniu albo śmierć jego właściciela to sytuacje, które wymagają aktualizacji dokumentów.

Dobrą praktyką jest ustalenie stałego momentu na przegląd dokumentacji najmu, na przykład raz w roku, razem z rozliczeniem podatkowym.

Co zrobić, gdy umowa nie jest najmem okazjonalnym

Wielu właścicieli orientuje się dopiero przy problemie, że ich umowa nie spełnia wymogów najmu okazjonalnego.

W takiej sytuacji pozostaje standardowa droga: wezwanie do zapłaty, prawidłowe wypowiedzenie umowy najmu, a następnie postępowanie o wydanie lokalu.

Ta droga jest dłuższa, ale skuteczna, pod warunkiem że właściciel zachowa poprawność formalną na każdym etapie i zgromadzi komplet dokumentów.

Równolegle warto rozważyć rozmowę z najemcą. Dobrowolna wyprowadzka w ciągu kilku tygodni zwykle oznacza mniejszą stratę niż wielomiesięczne postępowanie.

Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym

Pierwszy błąd to zawarcie umowy zatytułowanej jako najem okazjonalny bez aktu notarialnego. Taka umowa jest zwykłym najmem.

Drugi błąd to brak zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego w wymaganym terminie. Trzeci to zawarcie umowy na czas nieoznaczony, co jest sprzeczne z istotą tej formy najmu.

Czwarty błąd to przyjęcie wskazania lokalu bez zgody jego właściciela albo bez weryfikacji, czy lokal faktycznie istnieje i jest dostępny.

Piąty błąd to brak aktualizacji dokumentów przy przedłużeniu umowy. Szósty to przekonanie, że sam najem okazjonalny wystarczy, bez protokołu zdawczo-odbiorczego i prawidłowo opisanej kaucji.

Podsumowanie

Najem okazjonalny realnie poprawia pozycję właściciela, ale tylko wtedy, gdy wszystkie jego elementy są kompletne: umowa na czas oznaczony, akt notarialny z oświadczeniem najemcy, wskazanie lokalu zastępczego oraz zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Największą korzyścią jest skrócenie czasu potrzebnego na odzyskanie mieszkania. Najem okazjonalny nie gwarantuje natomiast odzyskania pieniędzy ani nie działa natychmiast.

Dlatego najlepsze efekty daje połączenie tej formy umowy z dokładną weryfikacją najemcy, protokołem zdawczo-odbiorczym i prawidłowo opisaną kaucją.

Jeżeli umowa nie spełnia wymogów najmu okazjonalnego, nadal istnieje skuteczna droga odzyskania lokalu. Wymaga jednak więcej czasu i konsekwencji na każdym etapie.